精细化管理理念下的医院卫生材料管理实践
2017-11-07 彭玉春、范翠国、彭韵志 中国卫生质量杂志
医用卫生材料是医院正常经营的物资保障，种类繁多，数量庞大，个别材料单位价格高，是医院经济管理的重心。加强卫生材料管理，强化内部控制与有效监管，是医院管理者研究的重点与热点。如：通过完善预算管理制度加强管理[1]，通过完善内部控制措施实施管理[2]，对于高值耗材实行“零库存管理”和“二级库管理”[3]等。结合医疗卫生行业要求以及医院管理工作实践，借鉴企业经营管理经验，倡导精细化管理，从加强内部控
医用卫生材料是医院正常经营的物资保障，种类繁多，数量庞大，个别材料单位价格高，是医院经济管理的重心。加强卫生材料管理，强化内部控制与有效监管，是医院管理者研究的重点与热点。如：通过完善预算管理制度加强管理[1]，通过完善内部控制措施实施管理[2]，对于高值耗材实行“零库存管理”和“二级库管理”[3]等。结合医疗卫生行业要求以及医院管理工作实践，借鉴企业经营管理经验，倡导精细化管理，从加强内部控制视角，对卫生材料从进入到消耗、使用全过程进行管理具有重要现实意义。包头医学院第二附属医院在此方面进行了积极探索。
1. 卫生材料管理存在问题
实际工作中，医院卫生材料管理存在诸多问题，如：采购无序；库存积压，过期失效；滥领，领后丢失，流失；成本没有摊销，摊销与收入不配比等。究其成因，传统的粗放式卫生经济管理模式方法落后、手段单一、效率低下，突出表现在：一是管理理念陈旧，存在大进、大出的购销情形，造成医院大库房“零库存”、科室小库房“大库存”；二是采购缺乏计划性，盲目采购；三是清查盘点不及时；四是对于高值耗材实行代销采购管理，造成往来账项增加、医院资金积压；五是缺乏有效的网络化信息监管，不能跟踪管理等。
2. 卫生材料精细化管理实践
卫生材料精细化管理模式主要通过强化分类、分级，实行从计划、采购、入库、请领审核、出库、库房管理、消耗使用到成本摊销的全过程的监控管理，既管物又管账，使实物、账目来有影、去有踪，流转过程有痕迹，使用有收费，消耗有成本，成本摊销与收入配比。
2.1 计划采购管理
卫生材料由医院采购部门统一采购，其他任何部门和个人不得自行采购。材料采购全部走招投标程序，实行“三证”审核、医院审批制度。采购计划由科室提出，采购部门根据全院及科室月度清点表、科室上月消耗及计价收费情况审核确定计划采购量，原则上不得超过一个半月的使用量。
2.2 代销管理
对于单价成本高、规格种类多的高值耗材（如支架、球囊、骨科钢板等），采取国内医院通行的代销管理模式。由供货商将已经通过招标的材料存放医院，医院库房代为保管，期间不走购销程序，不得进入医院账目，不形成医院资产，不得支付货款。待使用后，走购销程序，供货商提供发票，医院办理入库手续及相关账务处理，形成往来账。
代销材料先行存放医院时，建立器械科验货登记，库存代管科室建立二级库及台账制度，登记内容包括供货单位、产品名称、数量、规格、批号、效期，查验包装是否完好。使用时，通过医院HIS系统计价收费，台账记录计价收费情况。代销管理模式可减少医院库存，降低资金占用成本，消减库存风险。
2.3 台账管理
对于代销材料、高值材料，实行台账管理制度。由库管部门（器械科、一级库、二级库）、使用科室负责。建立订本式台账，严格登记材料供应厂家、产品名称、规格型号、数量、效期、入库时间（要求登记到时点）、发放出库时间、使用消耗时间、经办人（发放、领取）、使用患者姓名、住院科室等。通过台账，能够跟踪材料使用去向，保障材料合理有序使用，适应医疗质量追踪管理需求[4]。
2.4 入出库管理
建立入库、出库流程，对材料从进入医院到一级库、二级库、科室到使用消耗，明确规定管理办法，保障流程规范、有序、严谨、合理，确保账、物清晰。
2.4.1 入库流程 任何材料到货后，先经过物资管理部门验货，办理入库手续。办理验收、入出库手续时，相关人员必须签字。未经验收、未办理入库手续的材料，不得直接发放到申领科室。
2.4.2 出库流程 材料出库必须严格掌握“先进先出、近效期先出” 的出库原则[5]。运用医院物流管理系统、HIS系统，按照请领程序，先请领后出库发放。
2.5 成本控制管理
建立卫生材料管理成本控制系统，将卫生材料管理与医院成本控制结合，实行院、科两级成本核算，将成本纳入科室绩效考核体系，收支结余奖励，收不抵支处罚。通过成本核算，增强员工成本意识，合法、合理、有序使用材料，督促科室按需领取、按需使用，使用应收费，有效杜绝滥领、多领、积压、过期失效、丢失、流失、丢费、漏费等现象发生，有效控制成本费用。
2.6 库房管理
重点对材料的库存数量、效期以及高值材料的流转过程进行管理，采取两级库房管理办法。
2.6.1 一级库房管理 一级库房是医院物资部门库房，负责全院材料的入库管理、发放调拨、退货、基础数据维护、财产清查、与会计账务核对处理以及出库发放给二级库等工作。要求库管人员按照具体入出库管理程序执行。
2.6.2 二级库管理 二级库管理是相对于医院物资管理部门的一级库房而言建立的一种管理模式，医院将财务管理触角延伸到科室，建立科室库房进行实物管理，同时建立科室账册，实行账务管理。
操作流程：运用医院HERP运营系统，由二级库向一级库请领，一级库审核请领单→出库发放到二级库→二级库领入库房→使用出库→向患者记账收费→科室成本生成→成本纳入科室，实行成本核算→绩效考核分配。月底清查盘点，制作库存盘点表，报送物资管理、财务、审计等部门，以备核对。
材料范围：根据卫生材料的价格、数量、专用属性以及医院管理需要划定范围，主要为高值耗材（麻醉科库管的闭合器、吻合器，导管室的介入材料等）、专用材料（化学试剂材料、口腔科的钛金材料等）以及其它专属性质的大宗材料。
2.6.3 库存材料预警机制管理 无论是一级库房还是二级库房，均实行预警机制管理，包括数量预警和效期预警。通过医院物流系统（HERP）监测与人工日常巡检相结合，动态掌握材料的数量、效期，做好临界值记录。通过预警机制，及时有效地预见库存材料的数量上限、下限，保持合理库存，为制订合理的计划采购量提供参数。设置效期一览表，每月跟踪观察并记录。实行库房划区色标管理，划分为绿、黄、红三色区域，绿色区域存放合格材料，黄色区域为待验区域，质量有疑问的以及不合格的卫生耗材置于红色区域[6]。
2.6.4 清查盘点管理 库房管理坚持“有物就有账，有账就有物，账物要相符”原则。采用 ABC 分类管理法，每月由材料物资、财务、审计等职能部门进行实物清查盘点，及时进行账物、账账核对；同时，结合医院HIS收费系统，以详查、抽查方式对于允许收费材料进行收费监督。通过清查盘点和收费督查，杜绝材料的丢失、流失、过期失效现象，监督成本摊销、收费入账。
2.7 计价收费管理
多数卫生材料是允许收费的材料。通过医院的HIS系统，实行先记账收费、后出库发放程序。通过收入报表中的“材料费”项目，与出库的材料成本进行核对，监督是否收费。出库材料列科室成本，纳入科室成本核算，进行绩效分配。
3.结语
通过卫生材料精细化管理，对材料物资从购入到最终使用消耗全过程实施管理，形成了管理的PDCA闭合循环，真正达到了既管物又管账的目的，有效杜绝了粗放管理存在的“跑、冒、滴、漏”等不良现象发生，强化了部门、环节的责任意识，树立了良好的管理理念，为医院持续、健康发展奠定了坚实的管理基础。
实行卫生材料精细化管理模式，是实现管理规范化、科学化的必要措施，是提高医院整体经营管理水平、推动医院健康发展的科学路径[7]。实施精细化管理，需要借助软件系统的支持，智能化的信息化平台为医院管理的改革创新提供了有力的技术保障。加强医院信息化建设是医院科学管理的根本[8]，如HERP、HIS等。今后，医院应适应新形势积极采用科学管理手段，提升卫生材料管理水平。
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